Hybride en multi-hub meetings

Een mooie combinatie tussen online en on-site is een zogenaamde hybride of (multi-)hub meeting. Of iemand op dit moment een grotere bijeenkomst bij durft te wonen of niet is een overweging van de deelnemer zelf. De mogelijkheid tussen een van beide te kiezen is natuurlijk een enorm pluspunt voor deze vormen van samenkomen. Juist de combinatie tussen mensen die daadwerkelijk aanwezig zijn op het on-site event en de mensen die vanuit hun eigen locatie deelnemen, maakt dat je met een hybride of (multi-) hub event ook in deze tijd groots kunt uitpakken. Maar let op: hybride is niet slechts het livestreamen van een on-site event. Het is veel meer dan dat: one event, two experiences’.

Twee vormen:

– Hybride evenement (single hub)

Een hybride evenement, met een combinatie van online en on-site programmaonderdelen, heeft vele voordelen. Sprekers kunnen na afloop van hun live bijdrage aanschuiven in de speciale webcast studio en daarmee het event van A tot Z bijwonen. Het aantal aanwezige gasten kan flexibel worden opgeschaald en afgeschaald naar gelang de wensen en de overheidsrichtlijnen van dat moment. Deelnemers maken zelf de keuze af te reizen naar de locatie of thuis of op kantoor te blijven. Het event vindt niet alleen op één locatie (single hub) plaats, maar wordt daarnaast ook online uitgezonden. Daardoor is het deelnemersaantal online makkelijk uit te breiden. Zorg wel dat de online deelnemers zich ook echt onderdeel voelen van het programma en niet alleen maar toekijken.

– Multi-hub meetings

Een andere manier om online en on-site te combineren is om meerdere kleine groepen te laten samenkomen op verschillende locaties. We noemen dit multi-hub meetings. De verschillende hubs worden gekoppeld voor gezamenlijke online plenaire sessies en interactie. Je kunt hierbij gebruik maken van kleinere inspiratievolle locaties. Deelnemers werken dan on-site samen in kleine groepen en kunnen online plenair luisteren naar een paneldiscussie of (buitenlandse) sprekers. De inzet van de juiste techniek en begeleiding per locatie is essentieel. Uiteraard zijn de kosten sterk afhankelijk van het aantal mensen dat on-site samenkomt.

Rol ITHACA:

• Uitdenken van werkvorm(en), programma en aanpak (dagdeel of verspreid over meerdere dagen);

• Briefen/instrueren deelnemers, sprekers en techniek;

• Voorstel regie, setting en cameravoering;

• Ontwikkelen concrete programmaonderdelen;

• Het managen van het event;

• Tussentijdse terugkoppeling, verslaglegging en oplevering van resultaten en aanbevelingen (om de betrokkenheid te vergroten tijdens én na het event).

Extra’s:

• Enthousiasmerende uitnodiging, en promotie (social media e.d.)

• Interactiemogelijkheden en fun elementen toevoegen (zang, dans, lunch);

• Zorgdragen voor sfeervolle (studio)setting;

• Sponsor-/expomanagement: briefen/instrueren sponsors/exposanten

• Deelnemers- en registratiemanagement;

• Visualisering van de resultaten, in de vorm van filmopnames, vlog of visueel tekenen (om de betrokkenheid te vergroten tijdens én na het event).

Kostenindicatie:

• Hybride meeting, single hub: €€€

• Hybride meeting, multi hub €€€€